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为了遏制近期公证专用水印纸连续被盗的势头，加强公证专用水印纸的管理，改进和完善管理方式，防止公证专用水印纸遗失、被盗案件的发生，司法部律师公证工作指导司于今年4月2日在北京召开了关于加强公证专用水印纸管理工作的紧急会议。湖南、福建、江西、河南、河北、贵州、安徽、浙江、北京等九个省、直辖市司法厅(局ぉ公证管理处负责同志参加了会议。段正坤副部长到会并作了重要讲话。
与会各省、市的同志分别汇报了本省、市专用水印纸管理以及被盗、被买卖、被使用伪造公证文书等情况，认真分析和研究了专用水印纸在管理上存在的问题，提出了解决的办法和措施。
会议指出，专用水印纸启用以来不断发生并愈演愈烈的盗卖活动对管理工作构成了严峻挑战，干扰了公证工作的正常秩序。公证专用水印纸的管理直接影响到国家的对外交往，关系到国家的形象，关系到中国公证的声誉。已经发生的专用水印纸被盗、流失，甚至个别公证人员利用工作之便倒卖专用水印纸问题，大多与管理有关，暴露了公证专用水印纸管理过程中存在的一系列问题。
为做好今后的公证专用水印纸管理工作，会议要求：第一，要提高认识，从讲政治的高度认清形势，顾全公证工作的大局。第二，要严格管理，尽快建立起专用水印纸从订购到使用的完善的规章制度，做到有章可循。要有保管、使用情况的统计报告，并对购纸总量进行控制，防止和杜绝失窃成百上千甚至上万张专用水印纸情况的发生。司法部亦将尽快制订部颁规章，全面规范公证专用水印纸管理工作。第三，各省级公证管理部门应建立省内调剂机制。专用水印纸不得跨省调剂，公证处间更不得自行调剂。第四，建立责任制。在各主要环节上要把责任落实到人。问题出现在哪里，责任就要追究到哪里，并要追查其上一级领导的责任。对无所事事，麻木不仁，甚至利用工作之便倒卖专用水印纸的，一经发现，就要严肃处理。第五，要尽快改进有关硬件设施。应以硬件设施是否符合要求作为审批公证处开展涉外涉港澳台公证业务的条件之一。专用水印纸数量较大的应设专室、专柜保管，数量不大的应存放在保险柜(安全系数较高的财务保险柜ぉ内。保管场所应安装防盗门窗，专室或保险柜应安装报警器与值班室相连，坚持值班室有人值班。不符合上述要求的公证处不得开展涉外涉港澳台公证业务；过去已批准而与当前要求不符的公证处要限期改进，否则撤销批准。公证管理部门保管专用水印纸的，应比照上述要求办理。
会议决定，对近期发生的被盗案件和发现的内部问题，要追查到底，并通报全国。在问题严重的地方，要根据现行规定，在分清责任和性质的基础上，对有关公证处、公证人员，乃至管理部门的人员，给予必要的处分。在尚未得出正式结论前，暂停公证处涉外涉港澳台公证业务。
这次会议是专用水印纸启用以来第一次关于管理方面的专题会议。会议总结了七年来专用水印纸管理方面的经验，以及目前迫切需要解决的问题，提出了今后必须大力改进的具体措施，同时也向各地有关公证处敲响了警钟。
